Festivali korraldajad soovitavad võimalusel Viljandisse saabuda ühistranspordiga või jätta autod linnas olevatesse parklatesse ja liikuda edasi jalgsi või jalgratastega. Festivali ajaks on Tallinn–Viljandi ja Viljandi–Tallinn suunal sõitma pandud kolm lisarongi, mille väljumised on leitavad Elroni kodulehel.
Festivaliga on sel aastal hõivatud Vabaduse plats, lauluväljak, Tasuja pst, lossimäed, Kauba, Pikk, Munga, Sepa, Lossi, Väike-Turu tänav, Johan Laidoneri plats, Lutsu tänava lõik platsi kõrval ning erinevad parklad Kauba, Kiriku, Reinu tee ja Hariduse tänavate ääres. Festivaliga seotud liikluspiirangud jõuavad Tark tee rakenduse kaudu ka Waze’i rakendusse. Linnas leiduvate parkimisvõimaluste info on leitav festivali kodulehel.
Viljandi pärimusmuusika festival kutsub folgilisi üles toidunõusid ja joogitopse korduvalt kasutama. Selleks on külastajad oodatud festivalile oma tugevast materjalist nõudega (v.a. klaas), mida saab pesta nõudeloputuspunktis. Kel oma nõusid kaasas pole, saab festivalialal pandi- ja teenustasu makstes söögi ja joogi pandinõudesse. Pandinõusid saab pärast söömist nõudeloputuspunktis puhastada ning panna kotti järgmist toidukorda või jooki ootama. Festivalilt koju minnes saab nõusid Eesti Pandipakendi tagastuspunkti viies pandiraha tagasi, kuid teenustasu 1 € / nõu kohta jääb festivalile kulude katteks. Oma toidu ja jookidega festivalialale ei pääse, aga alal saab oma jooginõu tasuta täita puhta kraaniveega.
Kõigile meeldiva festivalielamuse pakkumiseks palutakse koju jätta vihmavarjud ning kasutada nende asemel vihmakeepe, mida võib nii kodust kaasa võtta kui vajadusel soetada festivali poest. Koju tuleb jätta ka loomad, kuid juht-, hüpo-, abi- ja teenistuskoerad on sellegipoolest teretulnud.
Viljandi pärimusmuusika festivalile on oodatud kõik muusikahuvilised ning raske puudega isiku saatja pääseb festivalile tasuta. Suurele osale kontserdipaikadest on ligipääs tagatud, ent mõnda kohta võib olla raske pääseda kõrvalise abita.
Festival algab neljapäeval rongkäiguga kell 12.30 bussijaama lähistelt ja avakontserdiga Kaevumäel kell 13. Neljapäevane programm toob lavale juba pooled välisartistidest ja Eesti nimekamatest esinejatest saab kaasa elada näiteks Puuluubi kontserdile. Kuigi Viljandi pärimusmuusika festivalile pääseb vaid erinevat tüüpi passidega, saavad soovijad Jaak Johansoni lava kontsertidele osta erandina ka üksikpileteid. Need autorilaulude kontserdid toimuvad reedel ja laupäeval Viljandi Baptistikirikus. Festivali viimase päeva programm hoiab samuti pinget lõpuni välja, kui lavale tulevad Zetod ning eriprojektid “Ando ja sõbrad 55” ning “Laula mu (rahva)laulu”.
Roheline lava, kus astuvad üles peamiselt nooremad esinajad ja koosseisud, on sel aastal kolinud uuenduslikule toidu ja mõnusa õhkkonnaga vanalinna alale, paiknedes Laidoneri platsil. Vanalinna ala asub Pikal tänaval, Villa Mariast kuni Kondase keskuseni, ja Lossi tänaval kuni Laidoneri platsini. Lossi tänavalt pääseb ka külapillimeeste lavale, mis kannab sel aastal nime Sõprade Hoov ning mis oli eelmisel aastal avatud Õlleõue nime all. Vanalinna alale on sissepääs tasuta.
Viljandi pärimusmuusika festival on – nagu ka selle külastajad – ümbritsevast ja endast hooliv ning rõõmsameelne ja nooruslik, meelitades igal aastal kohale ligi 25 000 muusikasõpra.
